C’est lundi matin, en ouvrant vos mails, vous recevez l’arrêt de travail de l’un de votre salarié. Mince… Qui dit arrêt de travail, dit démarches administratives. Et nous savons qu’il n’est pas toujours évident de savoir quelles sont les obligations et les processus à suivre dans ces cas-là. Quel document envoyé ? A qui faut-il les transmettre ? Y a-t-il un délai à respecter ?
Pour y voir plus clair, faisons ensemble une piqure de rappel pour vous aider à déclarer les arrêts de travail de vos employés.
L’arrêt de travail initial
Dès la réception de l’arrêt de travail, vous allez devoir être réactif. La première chose à faire est de remplir l’attestation de salarié. Elle est obligatoire pour toute forme d’arrêt de travail comme les maladies, les accidents du travail ou encore les arrêts liés à la maternité ou la paternité. Elle va permettre au travailleur d’acquérir le versement des indemnités journalières auxquelles il peut prétendre.
Pour communiquer cette attestation de salaire, le plus simple est de passer par la Déclaration Sociale Nominative (DSN). En revanche, si votre entreprise n’effectue pas encore ses démarches par la DSN, il existe d’autres moyens pour transmettre votre document. Vous pouvez notamment le faire par :
- Internet, en vous rendant sur l’adresse suivante : net-entreprise.fr
- Votre logiciel de paie certifié.
- Ou par l’envoi d’un courrier à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM) de votre salarié, contenant le formulaire « Attestation de salaire pour les indemnités journalières ». La CPAM pourra alors calculer les droits et le montant en fonction du cas de votre salarié.
Et voilà, ce n’est pas plus compliqué que ça, vous avez déjà déclaré l’arrêt de votre employé !
Il se peut en revanche, que l’arrêt de votre salarié se prolonge sans interruption pendant plus de 6 mois. Dans ce cas, vous devez le notifier.
2 scénarios sont possibles :
- Vous avez opté pour la DSN, il vous suffit alors simplement de modifier la date de fin prévisionnelle de l’arrêt de travail directement dans votre logiciel de paie.
- Si vous avez choisi un autre moyen de transmission, vous devez dans ce cas-là, établir une nouvelle attestation de salaire et répéter les étapes.
Concernant les délais d’envoi de l’attestation de salaire, tout dépend aussi de si vous adhérez ou non à la DSN. Selon la loi, si l’arrêt de votre salarié a été envoyé par la DSN, vous devez envoyer le document sous 5 jours après avoir pris connaissance de l’arrêt de travail. Si vous avez utilisé un autre moyen d’envoi, aucun délai n’est imposé par la loi. En revanche, il est demandé que l’attestation de travail soit envoyée le plus rapidement possible à la sécurité sociale.
C’est quoi la DSN ?
La DSN, la Déclaration Sociale Nominative est un dispositif de déclaration dématérialisée, réalisée tous les mois, à partir de la fiche de paie. Vous devez inscrire toutes les données concernant vos salariés. Elle permet de déclarer et payer vos cotisations sociales et communiquer aux organismes sociaux (Pôle Emploi, CPAM, Urssaf…), toutes les informations sur vos salariés.
2 informations doivent figurer dans la DNS :
- Les données référentes à la paie du salarié.
- Les événements liés aux périodes d’activité de l’employé (arrêt de travail, maladie, maternité, paternité, fin de contrat…).
Dans l’avenir, il remplacera probablement tous les autres modes de transmission (DADS, DOETH, DMMO…).
C’est une obligation réglementaire provenant de la loi du 22 mars 2021 en vue de simplifier le droit et alléger les démarches administratives.
Pour y adhérer, vous devez disposer d’un logiciel de paie compatible.
Les démarches à suivre pour la reprise du travail du salarié
C’est le grand jour, votre salarié est de retour en entreprise. Vous allez l’accueillir les bras ouverts mais n’oubliez pas, il vous reste une dernière étape à réaliser.
En effet, la reprise à date prévue doit être notifiée dans la DNS mensuelle. Il se peut également que votre employé revienne avant la date prévue. Dans ce cas, il faut le déclarer 5 jours maximum après le retour du salarié.
Si vous avez utilisé une autre méthode de déclaration, il suffit de déclarer, sous 5 jours après la reprise, le retour de votre salarié à date prévue, à la CPAM qui le concerne. Enfin, pensez à bien conserver toutes les informations liées au retour du salarié car elles pourront vous être demandées, dans le cadre d’un contrôle de l’Assurance Maladie.
Et voilà, vous savez tout sur la déclaration des arrêts de travail. Finalement, si on s’y prend tôt et qu’on anticipe, ce n’est pas si compliqué !
En revanche, pour réduire ces démarches, nous vous conseillons de mettre en place des mesures de prévention dans votre entreprise. Elles vous aideront à protéger vos salariés et à leur apprendre à éviter les risques de leur métier. Vous diminuerez ainsi le nombre d’accidents ou de maladies professionnelles.
Si ce sujet vous intéresse et que vous souhaitez voir ce qu’il est possible de mettre en place dans votre entreprise, contactez-nous.
